Antecedentes
Durante muchos años muchas empresas han utilizado sistemas biométricos de fichaje, tanto dactilares como faciales, por su practicidad y fiabilidad. Sin embargo, las interpretaciones legales sobre su uso han variado en el tiempo. El punto de inflexión se produjo en 2007 con la sentencia del Tribunal Supremo, que avaló el uso de la huella dactilar para el registro horario. Esta interpretación fue posteriormente respaldada por el Estatuto de los Trabajadores en su artículo 20, que permite al empresario adoptar medidas de vigilancia y control para asegurar que los empleados cumplen con sus obligaciones laborales.
Cambios con el RGPD en 2016:
Con la entrada en vigor en 2016 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), los datos biométricos constituyen una categoría especial de datos[i]. Inicialmente, esta categorización especial se aplicaba únicamente a situaciones de identificación, no a verificaciones, lo que permitía el uso de datos biométricos en el registro de jornada laboral sin restricciones adicionales.
Sin embargo, en abril de 2023, el Comité Europeo de Protección de datos estableció que tanto la identificación como la verificación de datos biométricos son tratamientos que pertenecen a la categoría especial. En consecuencia, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) actualizó sus directrices emitiendo una nueva guía sobre el uso de controles de presencia mediante datos biométricos.
Implicaciones del nuevo criterio:
Para tratar datos biométricos, ya no podemos basarnos en las justificaciones habituales, sino que debemos acogernos alguna de las excepciones contempladas en el artículo 9.2 del RGPD, que regula el tratamiento de datos de categorías especiales.
Una excepción aplicable podría ser la existencia de una obligación legal. Aunque el Estatuto de los Trabajadores obliga a llevar un registro de jornada, la AEPD señala que el Estatuto de los Trabajadores no especifica suficientemente ni la aplicación ni las condiciones de uso del registro de jornada, por lo que su tratamiento no puede justificarse por una obligación legal. Solo se permite el uso del registro de jornada biométrico si el convenio colectivo contempla este método.
La Agencia Española de Protección de Datos sostiene que la mera obligación de mantener un registro de jornada no justifica el empleo de datos biométricos para este propósito
Tampoco se permite justificar el registro horario biométrico mediante el consentimiento del trabajador, debido al desequilibrio de poder entre las partes, que impide que sea un consentimiento libre.
Otro motivo para rechazar el uso de datos biométrico en el registro de jornada es el principio de minimización de datos, dado que existen alternativas de fichaje menos invasivas.
¿Qué hacer si tu empresa utiliza un sistema de control de presencia biométrico?
Si tu organización utiliza el registro de jornada biométrico te recomendamos suspender su uso hasta asegurar que la base jurídica para el tratamiento de los datos biométricos esté correctamente establecida.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) no prohíbe explícitamente el tratamiento de datos biométricos, sin embargo, ha endurecido significativamente las condiciones bajo las cuales se pueden procesar estos datos. Por lo tanto, es importante disponer de un asesoramiento experto que garantice la conformidad con la normativa vigente.
Si tu empresa necesita asesoramiento sobre este tema, no dudes en solicitarnos una propuesta sin compromiso.
Definiciones
[i] Se denomina 'categoría especial' a aquellos datos que, por su sensibilidad, requieren protecciones legales adicionales, como los biométricos.